Corporate Governance

ERKLÄRUNG DES VORSTANDS UND DES AUFSICHTSRATS DER NEW WORK SE ZU DEN EMPFEHLUNGEN DER „REGIERUNGSKOMMISSION DEUTSCHER CORPORATE GOVERNANCE KODEX“ NACH § 161 AKTG

Vorstand und Aufsichtsrat erklären, dass seit der Abgabe der letzten Entsprechenserklärung den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex („Kodex“) in der Fassung der Bekanntmachung im Bundesanzeiger am 20. März 2020 entsprochen wurde und zukünftig entsprochen wird. Hiervon galten bzw. gelten jeweils die folgenden Ausnahmen:

C.1 Zusammensetzung des Aufsichtsrats – Allgemeine Anforderungen: Benennung konkreter Ziele für die Zusammensetzung und Erarbeitung eines Kompetenzprofils

Der Aufsichtsrat hat für seine Zusammensetzung keine konkreten Ziele benannt und kein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeitet (Kodex Ziffer C.1, Satz 1). Folglich hat der Aufsichtsrat auch keine konkreten Ziele benannt und kein Kompetenzprofil erarbeitet, bei denen bzw. dem er auf Diversität achtet (Kodex Ziffer C.1, Satz 2). Solange Zielsetzungen und die Erarbeitung eines Kompetenzprofils nach Kodex Ziffer C.1 nicht erfolgt sind, berücksichtigen Vorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung diese nicht (Kodex Ziffer C.1, Satz 3) und der Stand der Umsetzung wird nicht in der Erklärung zur Unternehmensführung veröffentlicht (Kodex Ziffer C.1, Satz 4).

Der Aufsichtsrat hat bereits in der Vergangenheit bei Wahlvorschlägen neben den vorrangig zu beachtenden Anforderungen an die fachliche und persönliche Kompetenz seiner Mitglieder Diversität im Sinne von Kodex Ziffer C.1 berücksichtigt und beabsichtigt, dies auch weiterhin zu tun. Im Übrigen ist bislang durch Wahlvorschläge an die Hauptversammlung und die Veröffentlichung entsprechender Lebensläufe mit der Einladung zur Hauptversammlung eine hinreichende Dokumentation der Profilerwartungen erfolgt, weshalb der Aufsichtsrat von der Erarbeitung eines Kompetenzprofil für das Gesamtgremium abgesehen hat.

D.5 Arbeitsweise des Aufsichtsrats – Zusammenarbeit im Aufsichtsrat mit dem Vorstand - Ausschüsse des Aufsichtsrats: Bildung eines Nominierungsausschusses

Der Aufsichtsrat hat in Abweichung der Empfehlung aus Ziffer D.5 des Kodex keinen ständigen Nominierungsausschuss gebildet. Nach Ansicht des Aufsichtsrats führt die Bildung eines solchen ständigen Nominierungsausschusses nicht zu einer Effizienzsteigerung bei der Aufsichtsratsarbeit. Eine anlassbezogene Bildung eines Nominierungsausschusses ist aus Sicht des Aufsichtsrats für die Gesellschaft sinnvoller. In jedem Fall ist der Aufsichtsrat der Auffassung, dass bei so wichtigen Entscheidungen wie der Bestellung bzw. Nominierung von Vorstands- und/oder Aufsichtsratsmitgliedern die frühzeitige Befassung des gesamten Aufsichtsrats vorzugswürdig ist.

G.10 Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat – Vergütung des Vorstands: Verfügbarkeit der langfristigen variablen Gewährungsbeträge

Der Zeitraum, der bis zur Ausübung der aktienbasierten langfristig variablen Gewährungsbeträge der Vorstandsmitglieder verstreichen muss, beträgt drei Jahre. Dieser Zeitraum wurde zwischen Aufsichtsrat und den einzelnen Mitgliedern des Vorstands den bisherigen Gesetzes- und Kodexbestimmungen entsprechend vertraglich vereinbart. Durch die Neufassung des Kodex in Bezug auf die Wartezeit kann nicht in bestehende Vertragsbeziehungen eingegriffen werden. Im Übrigen sieht der Aufsichtsrat insbesondere vor dem Hintergrund der schnellen Entwicklungen im Geschäftsfeld der Gesellschaft bereits durch eine dreijährige Wartezeit die von Gesetz und Kodex angestrebten langfristigen Anreize für eine nachhaltige Entwicklung des Unternehmens als gegeben an.

G.17 Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat – Vergütung des Aufsichtsrats: Vergütung des stellvertretenden Vorsitzenden

Der stellvertretende Vorsitz im Aufsichtsrat wird bei der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder nicht besonders berücksichtigt. Vorstand und Aufsichtsrat halten eine gesonderte Vergütung aufgrund der nach den bisherigen Erfahrungen geringen Vertretungsanlässe und der im Übrigen angemessenen Grundvergütung für verzichtbar.

Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Für die Gesellschaft ist eine gute und transparente Corporate Governance ein wichtiger Bestandteil des unternehmerischen Erfolgs. Besonderen Wert legen Vorstand und Aufsichtsrat dabei auf eine enge, vertrauensvolle und effiziente Zusammenarbeit. Neben offener Kommunikation und aktivem, kontinuierlichem Risikomanagement sind auch die ordnungsgemäße Rechnungslegung und Abschlussprüfung wichtige Bestandteile einer auf langfristigen Erfolg ausgelegten Unternehmensführung.

Vorstand und Aufsichtsrat der New Work SE führen ihre Geschäfte nach den Vorschriften der anwendbaren Gesetze, der Satzung der Gesellschaft und der anwendbaren Geschäftsordnungen. Die New Work SE und ihre Gremien folgen, mit den wenigen offengelegten Ausnahmen, den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex. In Anwendung des per 1. Mai 2015 in Kraft getretenen Gesetzes zur gleichberechtigten Teilhabe von Frauen und Männern in Führungspositionen hat der Aufsichtsrat im März 2020 für sich die Erreichung einer Zielgröße der Frauenbeteiligung von 16,6 % verabschiedet. Diese ist derzeit erreicht. Ferner hat der Aufsichtsrat die Zielgröße für die Frauenbeteiligung im Vorstand auf 20 % festgelegt. Diese Quote wird derzeit ebenfalls erreicht. Der Vorstand hat seinerseits eine Zielgröße für den Frauenanteil in der obersten Management-Ebene von 30 % festgelegt, welche derzeit übererfüllt wird.

Vorstand

Der Vorstand der New Work SE setzt sich derzeit aus einem aus fünf Mitgliedern bestehenden international erfahrenen Management-Team zusammen.

Für den Vorstand ist durch den Aufsichtsrat eine Altersgrenze dadurch festgelegt, dass Vorstandsverträge spätestens im Monat der Erreichung der Regelaltersgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung enden. Vorstand und Aufsichtsrat befinden sich in einem ständigen Dialog zur langfristigen Nachfolgeplanung. Dadurch werden frühzeitig Zeitpunkt einer notwendigen Besetzung sowie Anforderungen an Kandidaten herausgearbeitet. Gemäß dieser Anforderung werden anschließend durch den Aufsichtsrat systematisch geeignete Kandidaten identifiziert und evaluiert.

Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung, legt die strategische Ausrichtung fest und verfolgt das Ziel einer nachhaltigen Steigerung des Unternehmenswerts. Die einzelnen Mitglieder des Vorstands tragen trotz bestimmter Ressort-Zuständigkeiten im Einklang mit der vom Aufsichtsrat verabschiedeten Geschäftsordnung grundsätzlich für die gesamte Geschäftsführung gemeinschaftlich die Verantwortung. Sie unterrichten sich gegenseitig über alle wesentlichen Vorgänge und Geschäfte. Der Vorstand berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig mündlich und schriftlich sowie in regelmäßig stattfindenden Sitzungen über seine Arbeit, die Geschäftsentwicklung und Lage des Konzerns, Geschäftsvorgänge, Finanzierungs- und Investitionsvorhaben, die wesentliche strategische Ausrichtung sowie über die Personalplanung. Der Vorstand hat keine Ausschüsse gebildet. Er fasst seine Beschlüsse im Einklang mit der Geschäftsordnung nach Möglichkeit einstimmig, im Übrigen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Für eine Reihe von Geschäften ist der Vorstand verpflichtet, die vorherige Zustimmung des Aufsichtsrats einzuholen.

Der Vorstand ist sich seiner Verantwortung gegenüber Mitarbeitern, Mitgliedern der New Work-Plattformen und der Öffentlichkeit bewusst und nimmt die ihm obliegenden Aufgaben mit großer Sorgfalt wahr.

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat besteht derzeit aus sechs Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden und sich ausschließlich aus Vertretern der Aktionäre zusammensetzen. Unter Berücksichtigung der Eigentümerstruktur hält der Aufsichtsrat eine Anzahl von drei unabhängigen Mitgliedern des Aufsichtsrats für angemessen, die mit Frau Weber, Herrn Dr. Meier und Herrn Dr. Lübcke derzeit auch erreicht wird.

Der Aufsichtsrat führt seine Geschäfte und überwacht die Arbeit des Vorstands mit großer Sorgfalt nach bestem Wissen und Gewissen. Neben den ihm nach Gesetz und Satzung zugewiesenen Überwachungs- und Beratungspflichten gegenüber dem Vorstand sowie allgemeinen Berichtspflichten, ist der Aufsichtsrat darüber hinaus intensiv in strategische und organisatorische Entscheidungsfindungsprozesse der New Work SE eingebunden. Der Aufsichtsrat hat Geschäftsordnungen verabschiedet, in denen die Arbeit innerhalb von Vorstand und Aufsichtsrat sowie die Zusammenarbeit beider Organe verbindlich geregelt werden. Nach der Geschäftsordnung des Aufsichtsrates sollen Sitzungen in der Regel vierteljährlich, bei Bedarf auch öfter stattfinden. Auch zwischen den Sitzungen hält der Aufsichtsratsvorsitzende regelmäßig Kontakt mit dem Vorsitzenden des Vorstandes, um ihn bei Bedarf zu elementaren oder dringlichen Angelegenheiten zu beraten.

Aus seiner Mitte hat der Aufsichtsrat einen dreiköpfigen Prüfungsausschuss gebildet. Den Vorsitz im Prüfungsausschuss hat Frau Weber inne, die weiteren Mitglieder sind Herr Dr. Lübcke und Herr Dr. Rittstieg.

Der Prüfungsausschuss ist für Fragen der Rechnungslegung, des Risikomanagements, des internen Kontrollsystems und der Compliance zuständig. Er überwacht den Rechnungslegungsprozess und erörtert die Quartalsberichte vor ihrer Veröffentlichung mit dem Vorstand. Weitere Themenschwerpunkte des Prüfungsausschusses sind die erforderliche Prüfung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, die Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, die Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und die Honorarvereinbarung mit dem Abschlussprüfer. Der Prüfungsausschuss unterbreitet schließlich dem Aufsichtsrat einen Vorschlag für dessen Vorschlag an die Hauptversammlung zur Wahl des Abschlussprüfers. Er bereitet zudem die Entscheidung des Aufsichtsrates über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Billigung des Konzernabschlusses sowie die Gewinnverwendung vor.

Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat aus seiner Mitte einen Technik-Ausschuss gebildet, dem Herr Schmetz vorsitzt und dem darüber hinaus Herr Winners und Herr Dr. Meier angehören.
Der Technikausschuss hat eine beratende Funktion und behandelt Fragen zum generellen Aufbau der Tech-Organisation, Kostenstrukturen und Arbeitsweisen im Technologieumfeld sowie die Evaluierung von Technologietrends in den Bereichen Soft- und Hardware.

Weitere dauerhaft eingerichtete Ausschüsse gibt es im Aufsichtsrat derzeit nicht. Der Aufsichtsrat ist der Auffassung, dass eine anlassbezogene Bildung weiterer Ausschüsse effektiver und sinnvoller ist.
Der Aufsichtsrat und seine Ausschüsse unterziehen die Wirksamkeit ihrer Aufgabenerfüllung einer jährlichen Selbstbeurteilung. Hierzu werden mittels Fragebögen systematisch die Beurteilungen der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder zu allen wesentlichen Bereichen der Aufsichtsrats- und Ausschussarbeit erhoben und anschließend in aggregierter Form im jeweiligen Gremium erörtert. Vorschläge zur Steigerung der Effektivität werden ebenfalls diskutiert und gegebenenfalls umgesetzt. Bei Bedarf kann der Aufsichtsrat dazu externe Berater hinzuziehen.

Transparenz und Informationen

Die New Work SE bietet allen Aktionären und Interessierten auf ihrer Internetseite eine Vielzahl an Informationen über das Unternehmen in deutscher und englischer Sprache an. So werden hier dem Publikum u. a. die Geschäfts- und Zwischenberichte unverzüglich nach Erscheinen zur Verfügung gestellt. Ebenso können hier der Finanzkalender, die aktuelle sowie alte Entsprechenserklärungen nach § 161 AktG, Informationen zu Director‘s Dealings und weitere Informationen gem. WpHG abgerufen werden. Aktionäre haben zusätzlich die Möglichkeit, sich über den Kursverlauf der Aktie zu informieren. Als Ergänzung zu den klassischen Kommunikationswegen nutzt die Investor Relations-Abteilung der New Work SE einen separaten Twitter-Account für die Verbreitung IR-relevanter New Work-Themen und informiert die Anleger regelmäßig über die aktuelle Kursentwicklung sowie weitere unternehmensbezogene Themen. Über diese Wege können sich New Work-Aktionäre und Interessierte informieren:

•     Twitter: new_work_se_ir (kapitalmarktbezogene Themen und Neuigkeiten)

•     Twitter: xing_de (unternehmensübergreifende Themen und Neuigkeiten)

•     Twitter: xing_com (unternehmensbezogenen Themen und Neuigkeiten auf Englisch)

•     XING Blog (der Unternehmensblog der New Work SE in vier Sprachen)

•     https://www.new-work.se/de/investor-relations/

Risikomanagement

Zu einer guten und nachhaltigen Corporate Governance gehört für Vorstand und Aufsichtsrat auch ein aktives und kontinuierliches Risikomanagement. Die permanente Überwachung und das Management von Risiken ist eine der zentralen Aufgaben jedes börsennotierten Unternehmens. Zu diesem Zweck hat die New Work SE entsprechend den gesetzlichen Vorgaben ein Risikofrüherkennungssystem implementiert und entwickelt es vor dem Hintergrund aktueller Markt- und Unternehmensgegebenheiten fortlaufend weiter. Der Konzern-Abschlussprüfer hat die Funktionsfähigkeit des Systems geprüft und bestätigt. Der ausführliche Risikobericht für das Geschäftsjahr 2020 findet sich im Geschäftsbericht.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Die Nutzer der New Work-Dienste stellen der Gesellschaft umfangreiche personenbezogene Daten zur Verfügung. Dabei vertrauen sie darauf, dass die Daten entsprechend den vorgesehenen Zwecken und anwendbaren Bestimmungen verarbeitet und genutzt werden. Die New Work SE stellt daher selbst hohe Anforderungen an die eigenen Systeme, um insbesondere den datenschutzrechtlichen Anforderungen von Nutzern, Prüfern und Datenschutzbehörden gerecht zu werden.

Die New Work SE hat sich den strengen europäischen und deutschen Datenschutzregeln verpflichtet und bietet in ihren Diensten für alle Kunden eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen an, um verschiedensten Sicherheitsrisiken vorzubeugen. Daten werden im Auftrag der New Work SE nur durch ausgewählte Dienstleister verarbeitet. Als weitere Maßnahme zur Datensicherheit hat die New Work SE innerhalb der Organisation ein Team von Mitarbeitern zusammengestellt, das die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen überwacht. Neuerungen in Datenschutzbestimmungen werden laufend identifiziert, Maßnahmen zur Überwachung und Einhaltung der Regelungen werden überprüft und gegebenenfalls neu erarbeitet. Neue Funktionalitäten der Plattform prüft die Gesellschaft vor ihrer Einführung auf mögliche datenschutzrechtliche Implikationen. Eine Freigabe erfolgt nur, wenn die Einhaltung aller anwendbaren Datenschutzbestimmungen gewährleistet ist.

Die Gesellschaft ist bestrebt, diesen hohen Standard zu halten und unterzieht sich regelmäßigen Prüfungen von externen unabhängigen Institutionen, die verschiedene technische Aspekte der Plattform beleuchten.

Hamburg, März 2021

Der Vorstand